AV ARVID STRAND

Ikke sjelden er utlysningsdokumenter preget av "feil og mangler som skyldes slurv i utførende ledd" skriver Arvid Strand.

Anbud og tilbud er blitt en viktig del av mange kunnskapsprodusenters liv. Nær­kontakt med denne virksomheten gir litt av hvert å undres over. Fem spørsmål berøres her:

• Hvorfor hoper utlysningene seg opp før årsskiftet?
• Hvorfor blir det større behov for å leie inn arbeidskraft dess flere ansatte i det offentlige?
• Hvorfor slikt hastverk, og så stor uba­lanse mellom hva en vil ha belyst og ressursrammer?
• Hvorfor ikke bedre kvalitetssikring av utlysningene?
• Hvorfor er ikke tilbakemel­dingene mer innsiktsfulle i hvorfor vi vant og/eller tapte?

Vi har nettopp gjort oss fer­dig med 2012. For FoU-insti­tutter, konsulentfirmaer og andre som står på invitasjons­listene til departementer, direk­torater og andre offentlige instan­ser er de siste månedene av året harde tider. Forstått som: mange anbudsforespørsler å besvare – eller overse og avvise.

På denne tiden av året synes den offentlige kunnskapstørsten å være nærmest umettelig. Det kan selvfølgelig ha å gjøre med suget etter kunnskap. Men kanskje er en like plausibel forklaring at det har å gjøre med det faktum at penger, tildelt på årets budsjett, ikke alltid er overførbare. Da må de svis av før de trekkes til­bake av høyere makter.

Men hvorfor oppdages dette så sent, og hvorfor lærer en ikke noe fra år til år? Det kan ha noe å gjøre med at det blir gitt for få tilbake­meldinger fra mottakerne av alle disse forespørslene. Men det kan heller ikke utelukkes at de offent­lige etatene ikke akkurat er preget av stor evne til planlegging av sin virksom­het. Saksbehandling er jo preget av å forholde seg til innkommen post. Kanskje er tilbudsforespørsler de siste månedene før jul et utslag av nett­opp det: svar på en intern post om fore­komsten av ubrukte midler?

En observasjon er at jo flere ansatte som kommer inn i departements- og direktoratskon­torene, dess større ser det ut til at behovet blir for å utlyse oppdrag. Slike utlysninger er selv­følgelig nyttige for en tørstende og profitthun­grig konsulentstand, men jeg spør om det ikke fra tid til annen kunne vært stanset opp på utlyserkontorene og spurt; er dette noe vi tren­ger å lyse ut? Kan vi ikke like gjerne prøve å gjøre jobben selv?

Det er høyskole- og universitetsutdannede folk som befolker de mange etatene som holder konsulentselskapene med arbeid. I disse selska­pene sitter de offentlig ansattes kullkamerater fra studietiden. Jeg kan ikke forstå det annerle­des enn at det er på høy tid at det tas en drøf­ting av rasjonalet bak utsettingen av de mange arbeidsoppgavene i det offentlige til frittstående konsulentmiljøer.

Et sentralt spørsmål synes for meg å måtte være: må vi i det offentlige organisere oss annerledes om vi skal kunne gjøre utrednings­oppgavene selv, eller er vi uansett ikke i stand til å gjøre disse oppgavene? Eller spurt anner­ledes: hvis vi ikke er i stand til å gjøre arbeidet selv i det offentlige, hvordan kan vi da i det hele tatt bekle rollene som medlemmer av de mange styringsgruppene som utredningsopp­dragene utstyres med?

En observasjon jeg har gjort, er at selv når det etableres store team internt i et direktorat for å bringe fram en sak, blir det ofte leid inn en konsulent eller to for å føre resultatet av dis­kusjonen i pennen. Klart jeg ser at det er lett­vint for den offentlig ansatte å kunne begrense egen innsats til å kunne sitte i utallige møter for å drøfte ulike problemstillinger og saks­felt, men det burde kanskje også trenges andre begrunnelser for å rettferdiggjøre en slik, hva jeg vil kalle, lettvint praksis.

Det må antas at alle de offentlig ansatte rundt møtebordene er skriveføre, og at det ville være både oppdragende og ikke minst lærerikt å prøve å fange opp hoved­linjer og detaljer fra møtesam­talene, og sette dette på papiret. Det burde ikke en gang være nødvendig å ha en fast, internt rekruttert sekretær til å fange opp møteresultatene, oppgaven kunne sirkulere. Det ville, vil jeg tro, være utfordrende og virke skjerpende på møte­deltakerne. Og som vi vet: intet er bedre enn å lære ved å gjøre.

Jeg tror mange av utlysningene fra departe­menter, direktorater og også interesseorganisa­sjoner som for eksempel KS kan karakteriseres ved to påstander:

• for omfattende problemstillinger gitt de tidsmessige og økonomiske rammer som skisseres
• for utpenslet når det gjelder hvordan arbei­det skal gjøres

Det er selvfølgelig store variasjoner i hvor effektivt fagfolk arbeider og hvor innlest en er på aktuelle problemstillinger, og der­for vanskelig å slå bombastisk fast at det svært ofte synes å eksistere et manglende samsvar mellom hva som kreves belyst og økono­miske og tidsmessige rammer. Men for meg har denne ubalansen mellom krav og ressurstilgang i utlysningene vært en opple­velse som har kommet opp stadig sterkere de senere årene. Vi burde oftere enn vi gjør si fra om at det som bes om, er altfor krevende å belyse i løpet av en måned eller tre. Og at den utlyste ram­men er altfor knapp – både på tid og penger. Og enda en påstand: det kan da umulig alltid haste så fælt.

Det er bra at mange utlysere etter hvert går langt i å fastlegge hva som skal gjøres, i å pre­sentere klare problemstillinger. Det er fint for den som skal utføre en jobb å få presisert så godt det lar seg gjøre hvilke spørsmål som skal besvares. Vanskeligere er det å forstå hvorfor mange oppdragsgivere også går svært langt i å beskrive hvordan bestemte problemstillinger eller spørsmål skal undersøkes eller utredes. Det bør jo nettopp være den frihetsgraden som utrederen har i dette systemet, at en kan søke å finne fram til gode svar på hvordan en best kan belyse en problemstilling.

Ubalansen påpekt i foregående avsnitt kan skyldes manglende forståelse for at det å bringe fram kunnskap om et tema, krever tid til infor­masjonsinnhenting og refleksjon. Det kan imid­lertid også skyldes at det legges for liten innsats i utformingen av utlysningen. Kvalitetssikringen av utlysningen i stort har ikke vært god nok.

Det svikter ofte også i detaljene. Intet er mer frustrerende i en stresset tilbyderhverdag enn uklarheter omkring de formelle forholdene rundt en utlysning. Vår elektroniske hverdag har gjort arbeidsdagen enklere. All verdens informasjon og all verdens kunn­skapsbaser ligger et tastetrykk eller to unna våre dataskjermer, og copy paste-funksjonen gjør det enkelt å benytte arbeidet som kollegaen i kontoret ved siden av gjorde for noen uker siden, eller det vi selv gjorde av arbeid av lik­nende art i går, i utførelsen av nye oppgaver.

Og siden mye av det som gjøres i løpet av en arbeidsdag for de fleste av oss er preget av rutiner og repetisjoner, er den slags nyt­tegjøring av tidligere innsats muligens effekti­vitetsfremmende. Om kanskje ikke alltid like innovativt!

Men ingen medalje har bare en forside. Baksiden av copy paste-medaljen er at bruk av den fordrer kvalitetskontroll for å forsi­kre seg om at ikke detaljer fra forrige situasjon, liknende, men aldri lik, blir med på lasset i den nye. Slik kvalitetskontroll blir dessverre altfor ofte ikke gjennomført, selv om en skulle tro at de som nå i stor utstrekning driver disse prosessene, folk med juri­disk innkjøpskompetanse, skulle være seg bevisst behovet for pinlig nøyak­tighet. I hvert fall er det dét som kreves av tilby­dere når de skal følge nøye beskrevne retningslinjer for hvordan tilbudet skal utformes, og hvilke dokumenter som skal stilles til rådighet – og i riktig rekkefølge. Hvis ikke oppskriften følges, henger trusselen der om utestenging fra deltakelse.

På tross av dette, er det ikke sjelden at utlysningsdokumentene er preget av feil og mangler som skyldes slurv i utførende ledd. Slurv som ikke burde få anledning til å bli demonstrert for offentligheten.

Beredskap er blitt et viktig begrep i norsk offentlighet det siste året, og forsterket de siste månedene. Beredskap er imidlertid ikke bare å være beredt til å takle terror når den måtte opptre. Beredskap er også nødvendig i det dag­lige strevet med å utføre dagligdagse oppgaver. Kvalitetskontroll bør være en del av det offentli­ges beredskap for å kunne inneha tillit i befolk­ningen, og ikke minst for å unngå oppklaringer som må ses som helt unødvendige. Oppkla­ringsforsøk som dessuten er kostnadskrevende – og irriterende. La oss alle prøve å skjerpe oss!

Hvorfor vant og tapte vi? Dette er det sentrale spørsmålet noen uker etter at tilbudet er sendt, men som det sjelden gis et tilfredsstillende svar på. Tilbakemeldingskva­liteten har jeg tatt opp i en annen artikkel i Samferdsel (nr. 4, mai 2012), og jeg skal la den ligge nå, selv om det er mer å si om dette spørsmålet.

Hvis min beskrivelse har noen grad av inter­subjektivitet over seg, er spørsmålet avslut­ningsvis: hvorfor sitter vi helt stille og lar oss hundse av dette anbudsregimet? Og nå er ikke en gang all tidsbruken nevnt. Et nærliggende svar er at dette selvfølgelig skyldes at vi befinner oss i en svært ulikevektig relasjon. Reagerer vi, melder vi oss ut, framstår som obsternasige, osv. og kan risikere å bli utelukket fra mange av de rettede invitasjonene. Da er i hvert fall ikke mulighetene for å vinne fram i konkurransene store. Alternativt kan det tenkes at mine anke­punkter mot dagens praksis i tilbudsregimet ikke er spesielt treffende. I så fall er jeg interes­sert i å høre en annen versjon.