Videokonferanser: Gir begrenset nedgang i reiseaktiviteten

Av Jon Martin Denstadli

Videokonferanser var av mange spådd å få store virkninger på næringslivets reisevirksomhet. Møter via telenettet skulle både spare tid og kostnader, og behovet for å møtes ansikt til ansikt ville avta. Så langt har dette ikke slått til. En undersøkelse som TØI og Telenor FoU gjennomførte i 1998 viste at videomøter i liten grad hadde erstattet reiser, men at det i hovedsak tjente som et supplement til personlig kontakt (Denstadli og Haukeland 1999, Jakobsen og Julsrud 1998). Tilsvarende erfaringer har man trukket i andre land.

Dette kan ha endret seg de senere årene, både som følge av mer erfarne videokonferansebrukere, og at man er inne i en økonomisk lavkonjunktur hvor næringslivet legger vekt på å redusere kostnader. Vinteren 2003 gjennomførte TØI derfor en oppfølging av undersøkelsen fra 1998. Prosjektet ble finansiert gjennom Samferdsels­departementets POT-program (Program for overordnet samferdselsforskning).

Også de senere årene har salget av videokonferanser økt, og nye brukere er kommet til. I 1998 oppga 20 prosent av de spurte at de benyttet videokonferanser. Tilsvarende andel i dag er 29 prosent. Dette er imidlertid ikke representative tall, ettersom deler av utvalget ble trukket fra bransjer hvor man på forhånd visste at utbredelsen var høy. Videre består utvalget av bedrifter med minst 20 ansatte, noe som også bidrar til at man finner flere brukere her enn hva man generelt kan forvente. Tallene illustrerer imidlertid at veksten har vært betydelig de siste fem årene.

Dette har påvirket bruken av videokonferanser. I takt med at mindre bedrifter tar i bruk mediet, har kunder blitt et viktigere kontaktpunkt. 40 prosent oppgir nå at de bruker videokonferanser i kundekontakten, mot 27 prosent i 1998.

Fortsatt domineres imidlertid den daglige bruken av møter mellom enheter tilknyttet samme konsern hvor det utveksles rutinemessig informasjon. Lederne er den største brukergruppen. Man kan derfor fortsatt hevde at bruken av videokonferanser er lite utviklet i den forstand at den omfatter relativt få brukere, formål og kontakt­punkter.

Mange ”ikke-brukere” har tro på videokonferanser som et tids­besparende hjelpemiddel, og selv når disse vurderer påstanden ”Videokonferanser passer ikke vår bedrift”, er det bare en av tre som sier seg enig i dette. Dette alene tilsier at det fortsatt er et potensial for å øke bruken av video­konferanser i norske bedrifter.

Blant dagens brukere er tre av fire fornøyd med hva de har fått ut av tjenesten. Det er spesielt de tidsbesparende effektene brukerne legger vekt på. Nær sagt alle har erfart at de ved bruk av videokonferanser har spart tid, i første rekke i form av mer effektive beslutningsprosesser og raskere informasjons­overføringer, og i mindre grad i form av kutt i reiseaktiviteten.

Påkjenningen som reiseaktiviteten fører med seg er naturlig nok en funksjon av reiseomfanget, men store deler av næringslivet har svært høy reiseaktivitet, over 100 reisedøgn i året er ikke uvanlig (Denstadli 1998).

Ulempene ved reisen kommer i konflikt med nærings­livets behov for utadrettet kontakt. Mange av bedriftene i denne under­søkelsen har erfart økt reiseaktivitet de senere årene. Personlig kontakt er grunn­steinen i nærings­livets kommunikasjon og er vanskelig å erstatte. Tre av fire mener at personlig kontakt er uerstattelig, og dette gjør det vanskelig å erstatte reiser med videokonferanser.

Noe av substitusjons­effekten vil ”spises opp” ved at videokonferanser i enkelte tilfeller også kan generere reiser. 10 prosent av brukerne mener at videokonferanser skaper behov for å møtes ansikt til ansikt. Den reisegenererende effekten er likevel vesentlig mindre enn substitusjonsvirkningen.

Tabell 1: Substitusjonsvirkninger i 1998 og 2003

Spørsmålet er om dette er starten på en langsiktig trend, eller om det er en temporær effekt av den økonomiske lavkonjunkturen man er inne i. Tidligere undersøkelser har vist at deler av forretningsreisemarkedet er konjunkturutsatt, spesielt gjelder dette kurs- og konferansemarkedet. Dette er imidlertid et marked som ikke har noen vesentlig skjæringsflate mot videokonferanser.

I dag skjer bruken av videokonferanser hoved­sakelig mellom enheter tilknyttet samme konsern. Her har videokonferanser utvilsomt erstattet noe reisevirksomhet. Foreløpige tall fra Avinors reisevaneundersøkelse på fly understøtter også dette. I første tertial 1998 ble det foretatt anslagsvis 150.000 bedriftsinterne reiser i Norge. Første tertial 2003 var omfanget knapt 100.000 reiser. Det er rimelig å anta at deler av denne nedgangen skyldes bruk av videokonferanser.

Det er også grunn for å hevde at det her er tale om en forholdsvis permanent overføringseffekt, dvs at man ikke nødvendigvis vil få flere bedriftsinterne reiser dersom økonomien snur. Men bedre økonomi vil åpne for større reiseaktivitet på andre områder, for eksempel som følge av økt kundekontakt, flere kurs/konferanser etc.

Resultatene fra disse undersøkelsene tyder på at effekten av videokonferanser på næringslivets reiser er forholdsvis liten. Det er den økonomiske situasjonen som hovedsakelig styrer utviklingen i dette markedet. Også i tiden fremover vil videokonferanser i all hovedsak tjene som et supplement til personlig kontakt, og stå som et selvstendig kommunikasjonsmedium som vil bidra til å øke kommunikasjons­intensiteten i næringslivet ytterligere.

I løpet av de siste 20 årene har det blitt foretatt beregninger som har vært svært optimistiske hva gjelder mulighetene for å erstatte reiser med videokonferanser. Det er grunn til å tro at teknologioptimisme og teknologideterminisme har skapt større forventninger til substitusjonseffekter enn hva som er realistisk å forvente. Også internasjonalt har troen på at teleteknologi kan erstatte store deler av arbeidslivets reiser blitt mindre (f eks Button og Maggi 1995, Mokhtarian 1998, NERA 2000). Informasjons- og kommunikasjonsteknologi er først og fremst med på å øke fleksibiliteten i arbeidslivet med hensyn til når, hvor og hvordan man kan arbeide.

Man må være oppmerksom på at spørsmålene om substitusjonsvirkninger krever stor innsikt i bedriftens reisemønster og bruk av videokonferanser. Imidlertid må man forvente at økonomiledere på generelt grunnlag er i stand til å vurdere disse spørsmålene, og at svarene gir et rimelig godt bilde av situasjonen.

Denstadli, J.M. og J.V. Haukeland (1999)
Videokonferanser – en ny møteplass for næringslivet? TØI-rapport 426/99.

Denstadli, J.M. (1998)
Reiser og kommunikasjon i yrkessammenheng. Eksempelstudier av tre norske bedrifter. TØI-rapport 411/98.

Jakobsen, M.H. og T.E. Julsrud (1998)
Kriterier for aksept av videokonferanser i norske bedrifter: en kvalitativ forstudie. Rapport 27/98. Telenor FoU, Kjeller.

Mokhtarian, P. (1998)
A synthetic approach to estimating the impacts of telecommuting on travel. Urban Studies. Vol. 35 (2), 214-241.

NERA (2000)
The Role of Technology in Reducing Travel Demands and Traffic Congestion. London, National Economic Research Associates (NERA)

[1] Forskjellene er ikke statistisk signifikante. Cellestørrelsene er imidlertid små. I 1998 var det bare 65 brukere som ga svar på (1), og 69 som ga svar på (2).